【Chương 4】 Học hỏi từ những doanh nghiệp thành công – Chiến lược tối ưu hóa nghiệp vụ back office tại Việt Nam

Date: 2025.04.28

【Chuỗi bài viết về “những vấn đề ngầm” khi doanh nghiệp Nhật mở rộng kinh doanh sang Việt Nam】

Lựa chọn nào đã giúp họ thật sự tạo ra “sự thay đổi”?
“Công việc không xuể…”, “Không giữ được người…”,
Rất nhiều doanh nghiệp Nhật từng mang những trăn trở ấy trong hành trình mở rộng hoạt động tại Việt Nam.

Thế nhưng, nhờ một lựa chọn mang tính bước ngoặt, họ đã:

✔ Tối ưu hóa vận hành
✔ Cắt giảm chi phí đáng kể
✔ Nâng cao sự hài lòng của nhân viên

Và lựa chọn đó chính là:
👉 Thuê ngoài các nghiệp vụ back office.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giới thiệu những case study thực tế từ các doanh nghiệp Nhật đã sử dụng dịch vụ của Help All tại Việt Nam:

✔ Doanh nghiệp duy trì hoạt động mượt mà dù đội ngũ nhân sự mỏng
✔ Doanh nghiệp cải thiện rõ rệt tỷ lệ giữ chân nhân sự
✔ Doanh nghiệp chủ động ứng phó với các thay đổi pháp luật, không bị động hay vi phạm

Điểm chung của tất cả họ là:
Hiểu rõ vấn đề của mình và lựa chọn hợp tác cùng đội ngũ chuyên nghiệp.

Hãy cùng theo dõi các câu chuyện thành công này – biết đâu, bạn sẽ thấy hình ảnh doanh nghiệp mình trong đó.

🏢 Case Study 1: Công ty Nhật mới mở chi nhánh tại Việt Nam – Thiết lập hệ thống hành chính từ con số 0

📌 Thách thức trước khi thuê ngoài:

– Công ty mới thành lập, chưa có quy trình hành chính – nhân sự.

– Lãnh đạo người Nhật không rành pháp luật và quy định tại Việt Nam.

✅ Giải pháp:

Help All hỗ trợ xây dựng toàn bộ quy trình từ đầu:

– Thiết lập hồ sơ công ty, hệ thống hợp đồng lao động, quy trình nội bộ.

– Đào tạo nhân viên, phổ biến quy định bằng tiếng Nhật.

🌟 Kết quả:

– Vận hành ổn định ngay từ tháng đầu tiên.

– Không phát sinh lỗi pháp lý, được cơ quan nhà nước đánh giá tốt.

– Đội ngũ Nhật – Việt phối hợp nhịp nhàng nhờ hệ thống song ngữ rõ ràng.

🏭 Case Study 2: Công ty IT tại Việt Nam có vốn đầu tư Nhật bản – Giảm 35% chi phí & vận hành mượt mà hơn

📌 Vấn đề trước khi thuê ngoài:

– Nhân viên hành chính nghỉ việc đột ngột, không ai tiếp quản kịp.

– Nhiều lỗi sai trong kê khai BHXH và PIT, dẫn đến phạt hành chính.

– Tốn thời gian đào tạo nhân sự mới mỗi năm.

✅ Giải pháp:

Công ty quyết định thuê ngoài toàn bộ nghiệp vụ hành chính – nhân sự cho Help All. Mọi quy trình được số hóa và vận hành bởi team chuyên trách có kinh nghiệm xử lý cho doanh nghiệp Nhật.

🌟 Kết quả:

– Giảm hơn 35% chi phí vận hành bộ phận hành chính.

– Không còn xảy ra lỗi khi xử lý bảng lương hay hồ sơ BHXH, PIT.

– Quản lý người Nhật dễ dàng theo dõi tiến độ qua báo cáo định kỳ bằng tiếng Nhật.

Case Study 3: Văn phòng đại diện Nhật – Vận hành trơn tru nhờ hỗ trợ hành chính chuyên nghiệp

📌 Thách thức trước khi thuê ngoài:

– Văn phòng đại diện nhỏ, không có nhân viên hành chính chính thức.

– Cần người hỗ trợ tổng hợp nhiều đầu việc nhỏ.

✅ Giải pháp:

Thuê ngoài dịch vụ hành chính tổng hợp của Help All:

– Soạn hợp đồng, xử lý hồ sơ nhân sự, hỗ trợ kiểm tra sức khỏe.

– Quản lý vật tư văn phòng, sắp xếp họp và lịch trình cho lãnh đạo.

🌟 Kết quả:

– Lãnh đạo Nhật yên tâm công tác nhờ có trợ lý hỗ trợ đầy đủ.

– Văn phòng nhỏ nhưng vận hành chuyên nghiệp như công ty lớn.

– Không cần tuyển thêm người, vẫn xử lý trơn tru mọi công việc hành chính.

🧑‍💼 Case Study 4: Công ty Nhật quy mô 30+ nhân sự – Chuẩn hóa hoạt động nhân sự & tối ưu quy trình nội bộ

📌 Thách thức trước khi thuê ngoài:

– Mỗi bộ phận tự làm thủ tục nhân sự, không có đầu mối quản lý thống nhất.

– Hợp đồng, quyết định, nghỉ phép… bị trễ hoặc sai sót.

✅ Giải pháp:

Help All phụ trách toàn bộ hoạt động hành chính – nhân sự:

– Soạn hợp đồng, quản lý quyết định, theo dõi nghỉ phép – làm thêm.

– Xây dựng hệ thống biểu mẫu, quản lý hồ sơ điện tử.

🌟 Kết quả:

– Nhân sự và thủ tục được chuẩn hóa, rõ ràng và đúng luật.

– Mỗi bộ phận tập trung vào chuyên môn, không còn lo giấy tờ hành chính.

– Quản lý Nhật dễ theo dõi quy trình nhờ báo cáo định kỳ bằng tiếng Nhật.

Case Study 5: Công ty IT – Ổn định vận hành trong thời gian nhân viên nghỉ thai sản

📌 Thách thức trước khi thuê ngoài:

– Nhân viên phụ trách hành chính – nhân sự nghỉ thai sản 6 tháng.

– Không kịp tuyển người thay thế, nhiều đầu việc bị tồn đọng.

✅ Giải pháp:

Help All cung cấp nhân sự hỗ trợ tạm thời, phụ trách:

– Quản lý hồ sơ nhân sự, lương – thưởng – chấm công.

– Hỗ trợ thủ tục onboarding/offboarding, BHXH, nghỉ phép.

🌟 Kết quả:

– Công việc hành chính – nhân sự được duy trì liên tục, không gián đoạn.

– Sau khi nhân sự chính quay lại, bàn giao lại quy trình dễ dàng.

– Ban lãnh đạo yên tâm, không ảnh hưởng đến vận hành của team IT.

💼 Case Study 6: Công ty logistics – Giảm thiểu rủi ro pháp lý khi nghỉ việc và hợp đồng lao động

📌 Thách thức trước khi thuê ngoài:

– Hợp đồng lao động và quyết định nhân sự không được chuẩn hóa.

– Xử lý nghỉ việc thiếu quy trình, từng bị khiếu nại từ người lao động.

✅ Giải pháp:

Sử dụng dịch vụ quản lý hồ sơ nhân sự & lao động của Help All:

– Soạn và quản lý hợp đồng, quyết định, thủ tục nghỉ việc.

– Tư vấn quy trình đúng pháp luật, phổ biến quy định rõ ràng.

🌟 Kết quả:

– Không còn bị khiếu nại về thủ tục nghỉ việc.

– Hồ sơ lao động được lưu trữ và quản lý rõ ràng, tra cứu dễ dàng.

– Tăng uy tín nội bộ, nhân viên yên tâm làm việc hơn.

☆　Dịch vụ thuê ngoài Back Office tại HELP ALL

Tại Công ty Cổ phần Help All 247, chúng tôi cung cấp giải pháp thuê ngoài Back Office toàn diện, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu suất và đảm bảo tuân thủ pháp luật.

Dịch vụ của chúng tôi bao gồm:

✔ Tổng vụ

・Tiếp nhận và xử lý các loại hồ sơ, thủ tục hành chính
・Quản lý nhân sự
・Sắp xếp và điều phối kiểm tra sức khỏe
・Hỗ trợ thủ tục nghỉ phép/nghỉ việc
・Soạn thảo và quản lý văn bản quan trọng
・Hỗ trợ phổ biến và thực hiện quy định nội bộ
・Tổ chức các sự kiện nội bộ của doanh nghiệp
・Quản lý môi trường làm việc tại văn phòng
・Bổ sung vật tư, trang thiết bị, v.v.

✔ Nhân sự

・Hỗ trợ tuyển dụng: Chuẩn bị và đăng tin tuyển dụng, Tìm kiếm và sàng lọc ứng viên, sắp xếp lịch phỏng vấn…
・Thủ tục trước khi nhân viên gia nhập công ty
・Soạn thảo và quản lý hợp đồng lao động, quyết định nhân sự
・Thủ tục nghỉ việc
・Xây dựng hệ thống đánh giá nhân sự, v.v.

✔ Trợ lý

・Phiên dịch và dịch thuật
・Nghiên cứu, tìm hiểu
・Quản lý lịch trình, kế hoạch, nhắc nhở các sự kiện quan trọng, hạn nộp báo cáo
・Chuẩn bị, sắp sếp cuộc họp
・Sắp xếp lịch trình công tác cho cấp trên hoặc đội nhóm
・Hỗ trợ công tác quản lý
・Hỗ trợ tổng hợp các công việc khác
・Đối ứng khách hàng

✔ Lao động

・Quản lý chấm công: Tổng hợp dữ liệu, kiểm tra yêu cầu
・Quản lý ngày nghỉ phép và làm thêm giờ
・Tính lương, thưởng và phát hành phiếu lương
・Thao tác các thủ tục BHXH, kết nối với bên BHXH
・Hỗ trợ phổ biến luật lao động, v.v.

✔ Sổ sách

・Thu thập/kiểm tra hóa đơn, chứng từ
・Quản lý sổ sách thu chi
・Phát hành Báo giá, hợp đồng, YCTT và hóa đơn
・Quản lý và xử lý công nợ phải thu/phải trả
・Số hóa chứng từ giấy
・Lập báo cáo liên quan và nộp cho cơ quan nhà nước, v.v.

💡 Hãy để chúng tôi giúp doanh nghiệp bạn vận hành trơn tru, tối ưu hóa chi phí và tập trung phát triển!

📞 Liên hệ ngay với HELP ALL để được tư vấn miễn phí!

Công Ty Cổ Phần HELP ALL 247
Số 85, Đường Tân Cảng, Phường 25, Quận Bình Thạnh, Tp. Hồ Chí Minh, Việt Nam
MST: 0318334798
Số điện thoại: +84 888 642 299
Email: info@helpall247.com