【第5章】不安定からスムーズな運営へ – ベトナムにおける日系企業6社の実例

Date: 2025.07.10

ベトナム市場では、スタートアップから数百人規模の企業まで、多くの日系企業がバックオフィス（総務・人事）業務の運営に課題を抱えています。

共通する問題点は以下の通りです：

・人材の定着率が低く、突然の退職が発生する
・保険、契約、税務の申請ミスが多い
・各部署が書類処理をバラバラに行い、統括する人がいない

❗ しかし、バックオフィス業務を外部に委託したことで、状況は大きく改善されました。

以下の6つの実例から分かるように、バックオフィス業務のアウトソーシングは単なる「一時しのぎ」の対策ではなく、企業にとっての成長のテコとなります：

・業務運営のスムーズ化
・コストとリスクの削減
・社内のプロフェッショナリズム向上

🏢 ケーススタディ 1：ベトナムに新規進出した日系企業― ゼロからの管理体制構築

📌 アウトソーシング前の課題：

新しく設立されたばかりで、労務・総務の体制が整っていない。

日本人マネジメント層がベトナムの法規制に不慣れ。

✅ 解決策

Help Allが初期構築から全面的にサポート：

基本書類の整備、労働契約書の作成、社内手続きの設計。

サービス提供契約書の確認、および検収書やVAT Invoiceの記載内容が許可された業種に適合し、法定期限内に発行されているかの確認。

🌟 成果：

設立初月から安定的な運用を実現。

法的リスクを軽減し、人事・総務・帳簿管理まで一貫してサポートすることで、統一感のあるマネジメントを実現。

日本人とベトナム人チームがスムーズに連携できる日越バイリンガル体制を確立。

🏭 ケーススタディ 2：日系資本のIT企業（ベトナム）― コスト35％削減＆スムーズな業務運用を実現

📌 アウトソーシング前の課題：

総務担当者が突然退職し、業務の引き継ぎが間に合わなかった。

社会保険（BHXH）や個人所得税（PIT）の申告ミスが多発し、行政処分を受けた。

毎年、新しい人材の教育に多くの時間と労力がかかっていた。

✅ 解決策：

総務・人事業務をすべてHelp Allにアウトソーシング。
業務フローをデジタル化し、日系企業対応に精通した専任チームが運用を担当。

🌟 成果：

総務部門の運営コストを35％以上削減。

給与計算・社会保険・税務関連のミスがゼロに。

日本人マネージャーも、日本語による定期報告で業務状況を正確に把握可能になった。

🏢 ケーススタディ 3：日系代表事務所 ― プロの総務サポートでスムーズな運営を実現

📌 アウトソーシング前の課題：

小規模な代表事務所のため、専任の総務担当者が不在。

細かい業務が多く、まとめて対応できる人材を必要としていた。

✅ 解決策：

Help Allの総務業務アウトソーシングサービスを導入：

労務関連書類の作成、人事ファイルの管理、健康診断のサポート。

備品管理、会議準備、役員のスケジュール調整など幅広く対応。

🌟 成果：

日本人マネージャーが本業に専念できる環境を構築。

小規模ながら、大手企業並みの整った運営体制を実現。

社員を増やさずに、あらゆる事務業務をスムーズに処理可能に。

🧑‍💼 ケーススタディ 4：従業員30名以上の日系企業 ― 人事業務の標準化＆社内フローの最適化

📌 アウトソーシング前の課題：

各部署がそれぞれ人事手続きを行っており、統一された管理体制が不在。

契約書や辞令、休暇申請の処理が遅れたり、ミスが多発していた。

✅ 解決策：

Help Allが人事・総務業務全体をアウトソーシング対応：

契約書の作成、辞令管理、有給休暇・残業申請の管理。

社内帳票の整備と、電子ファイルによる人事データの一元管理。

🌟 成果：

人事手続きの標準化・明確化により、法令遵守を徹底。

各部署が本来の業務に集中でき、事務負担を大幅に軽減。

日本人管理者も、日本語の定期レポートで社内フローを把握しやすくなった。

👩‍💻 ケーススタディ 5：IT企業 ― 担当者の産休期間中も安定した業務運用を実現

📌 アウトソーシング前の課題：

総務・人事を担当していた社員が6か月間の産休に入ることに。

後任を採用する時間がなく、業務に滞りが生じ始めていた。

✅ 解決策：

Help Allが一時的な人材を派遣し、以下の業務をサポート：

人事ファイルの管理、給与・賞与・勤怠の処理。

入退社手続き、社会保険関連、休暇申請の対応など。

🌟 成果：

総務・人事業務が中断なく継続され、社内運営に支障が出なかった。

担当者の復帰後も、スムーズな業務引き継ぎが実現できた。

ITチームの運営に影響が出ることなく、マネジメント層も安心して業務に集中できた。

💼 ケーススタディ 6：物流会社 ― 労務・退職手続きの整備で法的リスクを最小限に

📌 アウトソーシング前の課題：

労働契約書や人事辞令が標準化されておらず、内容にばらつきがあった。

退職手続きに明確なルールがなく、従業員から苦情を受けたこともあった。

✅ 解決策：

Help Allの人事・労務書類管理サービスを導入：

労働契約書・人事決定書・退職手続きを整備し、一元管理体制を構築。

法令に準拠したプロセスの整備と、社内規定の明確化・周知を実施。

🌟 成果：

退職に関するトラブルやクレームがゼロに。

労務書類が明確に整備され、必要な時にすぐに確認できる状態に。

社内の信頼性が向上し、従業員も安心して働ける環境が整った。

✨ 総まとめ

アウトソーシングは「コスト削減」ではなく、「効率化」と「リスク軽減」の手段です。

Help Allは、ベトナムに進出する日系企業の皆様と共に、業務最適化と持続可能な成長を実現してまいります。

企業規模に応じた最適なご提案をいたしますので、ぜひお気軽にご相談ください！

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