【第4章】成功事例に学ぶ！ベトナムにおけるバックオフィス最適化戦略

Date: 2025.04.28

【ベトナム進出企業の“見えない課題”を解き明かすシリーズ】

実際に「変化」を起こした企業たちは、どのような選択をしたのでしょうか？
「業務が回らない…」「人材が定着しない…」
こうした悩みを抱える日系企業は少なくありません。

しかし、“ある選択”が転機となり、彼らは――
✔ 業務運用の最適化
✔ 大幅なコスト削減
✔ 従業員満足度の向上

を実現しました。

その選択とは…
👉 バックオフィス業務のアウトソーシングです。

本記事では、Help Allのサービスをベトナムで導入した日系企業の**
実際の事例（ケーススタディ）**をご紹介します：

✔ 少人数の人事体制でもスムーズな運営を実現した企業
✔ 従業員の定着率を大幅に改善した企業
✔ 法改正への対応を積極的に行い、トラブルを未然に防いだ企業

彼らに共通しているのは、
自社の課題を正確に把握し、プロフェッショナルなパートナーと
連携したこと。

ぜひ、これらの成功事例をご覧ください。
きっと、あなたの会社と重なる部分が見つかるはずです。

🏢 ケーススタディ 1：ベトナムに新規進出した日系企業 ― ゼロからの管理体制構築

📌 アウトソーシング前の課題：

新しく設立されたばかりで、労務・総務の体制が整っていない。

日本人マネジメント層がベトナムの法規制に不慣れ。

✅ 解決策

Help Allが初期構築から全面的にサポート：

基本書類の整備、労働契約書の作成、社内手続きの設計。

社員教育と社内ルールの周知を日本語で実施。

🌟 成果：

設立初月から安定的な運用を実現。

法的ミスがなく、行政からも高評価。

日本人とベトナム人チームがスムーズに連携できる日越バイリンガル体制を確立。

⛴ ケーススタディ 2：日系資本のIT企業（ベトナム）― コスト35％削減＆スムーズな業務運用を実現

📌 アウトソーシング前の課題：

総務担当者が突然退職し、業務の引き継ぎが間に合わなかった。

社会保険（BHXH）や個人所得税（PIT）の申告ミスが多発し、行政処分を受けた。

毎年、新しい人材の教育に多くの時間と労力がかかっていた。

✅ 解決策：

総務・人事業務をすべてHelp Allにアウトソーシング。
業務フローをデジタル化し、日系企業対応に精通した専任チームが運用を担当。

🌟 成果：

総務部門の運営コストを35％以上削減。

給与計算・社会保険・税務関連のミスがゼロに

日本人マネージャーも、日本語による定期報告で業務状況を正確に把握可能になった。

🏢 ケーススタディ 3：日系代表事務所 ― プロの総務サポートでスムーズな運営を実現

📌 アウトソーシング前の課題：

小規模な代表事務所のため、専任の総務担当者が不在。

細かい業務が多く、まとめて対応できる人材を必要としていた。

✅ 解決策：

Help Allの総務業務アウトソーシングサービスを導入：

労務関連書類の作成、人事ファイルの管理、健康診断のサポート。

備品管理、会議準備、役員のスケジュール調整など幅広く対応。

🌟 成果：

日本人マネージャーが本業に専念できる環境を構築。

小規模ながら、大手企業並みの整った運営体制を実現。

社員を増やさずに、あらゆる事務業務をスムーズに処理可能に。

🧑‍💼 ケーススタディ 4：従業員30名以上の日系企業 ― 人事業務の標準化＆社内フローの最適化

📌 アウトソーシング前の課題：

各部署がそれぞれ人事手続きを行っており、統一された管理体制が不在。

契約書や辞令、休暇申請の処理が遅れたり、ミスが多発していた。

✅ 解決策：

Help Allが人事・総務業務全体をアウトソーシング対応：

契約書の作成、辞令管理、有給休暇・残業申請の管理。

社内帳票の整備と、電子ファイルによる人事データの一元管理。

🌟 成果：

人事手続きの標準化・明確化により、法令遵守を徹底。

各部署が本来の業務に集中でき、事務負担を大幅に軽減。

日本人管理者も、日本語の定期レポートで社内フローを把握しやすくなった。

👩‍💻 ケーススタディ 5：IT企業 ― 担当者の産休期間中も安定した業務運用を実現

📌 アウトソーシング前の課題：

総務・人事を担当していた社員が6か月間の産休に入ることに。

後任を採用する時間がなく、業務に滞りが生じ始めていた。

✅ 解決策：

Help Allが一時的な人材を派遣し、以下の業務をサポート：

人事ファイルの管理、給与・賞与・勤怠の処理。

入退社手続き、社会保険関連、休暇申請の対応など。

🌟 成果：

総務・人事業務が中断なく継続され、社内運営に支障が出なかった。

担当者の復帰後も、スムーズな業務引き継ぎが実現できた。

ITチームの運営に影響が出ることなく、マネジメント層も安心して業務に集中できた。

💼 ケーススタディ 6：物流会社 ― 労務・退職手続きの整備で法的リスクを最小限に

📌 アウトソーシング前の課題：

労働契約書や人事辞令が標準化されておらず、内容にばらつきがあった。

退職手続きに明確なルールがなく、従業員から苦情を受けたこともあった。

✅ 解決策：

Help Allの人事・労務書類管理サービスを導入：

労働契約書・人事決定書・退職手続きを整備し、一元管理体制を構築。

法令に準拠したプロセスの整備と、社内規定の明確化・周知を実施。

🌟 成果：

退職に関するトラブルやクレームがゼロに。

労務書類が明確に整備され、必要な時にすぐに確認できる状態に。

社内の信頼性が向上し、従業員も安心して働ける環境が整った。

☆　HELP ALLのバックオフィス代行サービス

HELP ALL 247 株式会社では、包括的なバックオフィスアウトソーシングソリューションを提供し、企業のコスト削減、業務効率向上、法令遵守を支援します。

📌 当社のサービス内容

✔ 総務

・各種届出等の窓口対応
・従業員管理
・健康診断の手配
・休職/休業による手続き等サポート
・重要文書作成や管理
・社内規程の周知と浸透補助
・企業内イベントの運営
・オフィス環境管理
・備品補充 など

✔ 人事

・採用支援業務:求人広告の準備・掲載、候補者の検索・スクリーニング、面接の調整・スケジュール管理などのサポート
・入社前手続き
・契約書類と辞令作成・管理
・退職手続き
・人事評価制度立案　など

✔ アシスタント

・通訳・翻訳
・リサーチ
・スケジューリング管理、重要なイベントや報告期限のリマインド
・会議準備
・上司やチームの出張スケジュールを調整
・管理業務サポート
・その他総合サポート
・顧客対応

✔ 労務

・勤怠管理：勤怠データ集計、勤怠申請チェック
・有給・残業管理など
・給与/賞与計算・明細発行
・社会保険事務補助 (社労士取り次ぎまで)
・労働法周知支援　など

✔ 記帳業務

・請求書・証憑の収集／確認
・収支帳簿の管理
・お見積書・請求書・請求書・領収書発行
・売掛金・買掛金の管理・処理
・紙伝票データ化
・関連報告書を作成・政府機関に提出など

💡 企業運営のスムーズ化、コスト削減、事業成長に集中するためのお手伝いをいたします！

📞 お気軽にHELP ALLにお問い合わせください！無料相談を承ります。

📍 HELP ALL 247 株式会社
📍 所在地: 85, タンカン通り, 25区, ビンタイン区, ホーチミン市, ベトナム
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