Thủ tục xin visa work permit cho người nước ngoài

Date: 2025.09.13

Từ ngày 01/07/2025, quy trình cấp giấy phép lao động cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam có nhiều thay đổi quan trọng theo Nghị định 128/2025/NĐ-CP và các văn bản hướng dẫn liên quan. Quy trình được chuyển giao cho UBND cấp tỉnh nhằm tăng tốc độ xử lý, đồng thời nâng cao hiệu quả quản lý người lao động nước ngoài tại địa phương.

Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết về:

– Những đối tượng sẽ cần phải xin giấy phép lao động (Work Permit)

– Các danh mục hồ sơ liên quan cần chuẩn bị

– Quy trình nộp và xử lý hồ sơ

– Và những lưu ý quan trọng, nhằm giúp người lao động và doanh nghiệp dễ dàng thực hiện thủ tục này

– Các ưu thế của quy trình xin giấy phép lao động mới của người nước ngoài

I. Đối Tượng Áp Dụng

– Người giữ vị trí quản lý cấp cao, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật có trình độ cao.

– Nhân sự được điều chuyển nội bộ trong các tập đoàn, doanh nghiệp đa quốc gia đến làm việc tại Việt Nam.

– Người cung cấp dịch vụ theo hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dịch vụ với doanh nghiệp, tổ chức tại Việt Nam.

– Cá nhân thực hiện hoạt động chào bán dịch vụ tại thị trường Việt Nam.

– Nhân viên làm việc cho tổ chức phi chính phủ hoặc tổ chức quốc tế được phép hoạt động hợp pháp tại Việt Nam.

– Người chịu trách nhiệm xây dựng và thành lập sự hiện diện thương mại của doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam.

– Chuyên gia, lao động tham gia trực tiếp vào các dự án, gói thầu tại Việt Nam.

Nắm rõ các nhóm đối tượng này giúp doanh nghiệp và người lao động chuẩn bị hồ sơ xin giấy phép lao động chính xác, tránh sai sót và đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật.

II. Hồ Sơ Xin Giấy Phép Lao Động

1. Đơn đề nghị cấp giấy phép lao động (Mẫu 11/PLI)

– Tải mẫu đơn mới nhất tại cổng dịch vụ công của UBND tỉnh. Điền đầy đủ thông tin cá nhân, đơn vị tuyển dụng, vị trí công việc và thời hạn xin giấy phép.
(Link tải mẫu đơn: https://thuvienphapluat.vn/banan/tin-tuc/tai-mau-xin-cap-giay-phep-lao-dong-cho-nguoi-lao-dong-nuoc-ngoai-mau-so-11pli-moi-nhat-2025-15736 )

2. Văn bản chấp thuận nhu cầu sử dụng người lao động nước ngoài

– Do doanh nghiệp gửi đề nghị và UBND tỉnh cấp.Xác nhận số lượng, vị trí và thời hạn được phép tuyển dụng người nước ngoài.

3. Giấy tờ cá nhân của người lao động

– Giấy khám sức khỏe (không quá 12 tháng).

– Phiếu lý lịch tư pháp (không quá 6 tháng).

– Hộ chiếu bản sao công chứng.

– Ảnh 4×6 nền trắng.

– Bằng cấp, chứng chỉ chuyên môn (bản sao công chứng, hợp pháp hóa lãnh sự, dịch thuật sang tiếng Việt).

– Bản sao có chứng thực hộ chiếu hoặc bản sao hộ chiếu có xác nhận của người sử dụng lao động còn giá trị theo quy định của pháp luật.

– Chứng minh kinh nghiệm làm việc (hợp đồng lao động, hợp đồng dịch vụ hoặc các giấy tờ khác).

4. Hồ sơ đặc thù (nếu có)

Ví dụ: giấy phép lái tàu bay đối với chuyên gia hàng không, hợp đồng thi đấu đối với cầu thủ thể thao, giấy chứng nhận huấn luyện viên,…

III. Quy Trình Nộp và Xử Lý Hồ Sơ Giấy Phép Lao Động

1. Nộp hồ sơ

– Người lao động hoặc doanh nghiệp có thể nộp hồ sơ xin giấy phép lao động trực tiếp tại Trung tâm Hành chính công cấp tỉnh, nơi doanh nghiệp hoặc người lao động có kế hoạch làm việc.

– Ngoài ra, nhiều tỉnh, thành phố hiện nay đã triển khai hình thức nộp hồ sơ trực tuyến qua cổng dịch vụ công của UBND tỉnh, giúp tiết kiệm thời gian và công sức đi lại.

– Ở một số địa phương, việc nộp hồ sơ còn được hỗ trợ thông qua bưu điện công ích, tạo thuận tiện cho các cá nhân và doanh nghiệp ở xa hoặc không thể trực tiếp đến nộp hồ sơ.

2. Thời gian nộp hồ sơ

Để đảm bảo quá trình xét duyệt và cấp giấy phép lao động diễn ra suôn sẻ, hồ sơ nên được nộp ít nhất 15 ngày làm việc trước ngày dự kiến người lao động bắt đầu làm việc tại Việt Nam. Việc nộp hồ sơ sớm giúp cơ quan chức năng có đủ thời gian thẩm định, xử lý hồ sơ và giải quyết các vấn đề phát sinh nếu có.

3. Thời gian xử lý hồ sơ

Sau khi nhận hồ sơ hợp lệ, Ủy ban nhân dân (UBND) cấp tỉnh có trách nhiệm thẩm định và trả kết quả trong vòng 5 ngày làm việc. Quá trình thẩm định bao gồm kiểm tra tính chính xác, đầy đủ của hồ sơ và đối chiếu các điều kiện cấp phép lao động theo quy định pháp luật. Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, giấy phép lao động sẽ được cấp đúng thời gian quy định, giúp người lao động kịp thời bắt đầu công việc.

4. Trường hợp bị từ chối

Nếu hồ sơ không đáp ứng đủ điều kiện hoặc có sai sót, UBND tỉnh sẽ gửi văn bản trả lời chính thức, nêu rõ lý do từ chối cấp giấy phép lao động. Người lao động hoặc doanh nghiệp có quyền khiếu nại hoặc bổ sung hồ sơ theo yêu cầu của cơ quan chức năng để tiếp tục quá trình xét duyệt. Việc này giúp đảm bảo sự minh bạch và công bằng trong quá trình cấp phép lao động.

*Thời Hạn và Gia Hạn Giấy Phép Lao Động

– Thời hạn của giấy phép lao động được cấp thường tối đa là 2 năm, đồng thời được căn cứ theo thời hạn hợp đồng lao động hoặc hợp đồng dịch vụ đã ký kết giữa người lao động và doanh nghiệp.

– Khi giấy phép lao động sắp hết hạn, người lao động hoặc doanh nghiệp có thể tiến hành gia hạn giấy phép lao động 1 lần. Quá trình gia hạn cần được thực hiện từ 5 đến 45 ngày trước ngày giấy phép lao động hết hạn, nhằm tránh gián đoạn trong quá trình làm việc.

– Trong trường hợp người lao động tiếp tục làm việc sau lần gia hạn, cần chuẩn bị hồ sơ và làm thủ tục xin cấp giấy phép lao động mới hoàn toàn. Việc tuân thủ đúng thời hạn và quy trình gia hạn giúp người lao động tránh được các rủi ro pháp lý như làm việc bất hợp pháp hoặc bị xử phạt hành chính.

IV. 5 Lưu Ý Vàng Khi Xin Giấy Phép Lao Động Tại Việt Nam

Xin giấy phép lao động không chỉ đơn giản là nộp hồ sơ rồi chờ duyệt. Để tránh rắc rối, trễ hạn hay phải làm lại nhiều lần, bạn cần nắm chắc những lưu ý quan trọng dưới đây:

1. Hợp pháp hóa lãnh sự & dịch thuật công chứng

Mọi giấy tờ bằng tiếng nước ngoài như bằng cấp, chứng chỉ, giấy xác nhận kinh nghiệm… bắt buộc phải được hợp pháp hóa lãnh sự tại cơ quan ngoại giao Việt Nam hoặc đại sứ quán Việt Nam ở nước ngoài.
Sau đó, tài liệu này phải được dịch sang tiếng Việt và công chứng đầy đủ tại các tổ chức có thẩm quyền. Nếu thiếu bước này, hồ sơ của bạn sẽ không được chấp nhận hoặc bị trả về sửa đổi, kéo dài thời gian xử lý.

2. Chuẩn bị hồ sơ kỹ càng, đúng hạn

Một số giấy tờ có hạn sử dụng bắt buộc cần lưu ý:

– Giấy khám sức khỏe phải được cấp trong vòng 12 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.

– Phiếu lý lịch tư pháp không được quá 6 tháng tính đến ngày nộp hồ sơ.

Ngoài ra, hồ sơ phải đầy đủ, chính xác, tránh thiếu sót hoặc sai lệch thông tin để giảm thiểu rủi ro bị trả lại.

3. Nắm rõ quy định địa phương

Mỗi tỉnh, thành có thể có những quy định hoặc yêu cầu riêng về thủ tục, hồ sơ và cả thời gian xử lý. Việc cập nhật thông tin chính xác từ UBND tỉnh, thành phố nơi doanh nghiệp đặt trụ sở hoặc người lao động làm việc sẽ giúp bạn chuẩn bị chuẩn chỉnh, tránh mất công chỉnh sửa nhiều lần.

4. Theo dõi tiến độ xử lý hồ sơ

Chủ động liên hệ hoặc tra cứu tiến trình hồ sơ thường xuyên qua các kênh dịch vụ công hoặc trực tiếp với cơ quan tiếp nhận. Nếu phát hiện hồ sơ bị chậm trễ quá thời gian quy định, hãy nhanh chóng liên hệ để được hỗ trợ và xử lý kịp thời, tránh ảnh hưởng đến ngày bắt đầu công việc của người lao động.

5. Tuân thủ pháp luật Việt Nam trong suốt thời gian làm việc và gia hạn giấy phép

Người lao động cần luôn tuân thủ quy định pháp luật, nội quy doanh nghiệp và quy trình gia hạn giấy phép lao động đúng hạn để tránh các vi phạm hành chính hoặc bị xử lý theo quy định. Việc duy trì trạng thái pháp lý hợp lệ sẽ giúp người lao động làm việc ổn định và yên tâm tại Việt Nam.

👉 Tóm lại: Để xin giấy phép lao động thành công, cần phải chuẩn bị kỹ lưỡng hồ sơ, tuân thủ đúng quy trình và nắm vững các yêu cầu pháp lý.
Nếu bạn còn băn khoăn hoặc muốn được hỗ trợ nhanh chóng, chuyên nghiệp, đừng ngần ngại liên hệ ngay với Help All – đội ngũ chuyên gia sẽ đồng hành cùng bạn từ A đến Z!

V. Ưu Điểm Nổi Bật Của Quy Trình Xin Giấy Phép Lao Động Mới

– Xử lý nhanh chóng chỉ trong 5 ngày làm việc, rút ngắn đáng kể so với trước đây (15-30 ngày), giúp bạn sớm bắt đầu công việc mà không mất thời gian chờ đợi.

– Thủ tục đơn giản, linh hoạt hơn nhờ sự chủ động của UBND tỉnh trong việc tiếp nhận và xử lý hồ sơ theo thực tế.

– Tăng cường minh bạch và quản lý chặt chẽ lao động nước ngoài ngay tại địa phương, đảm bảo quy trình rõ ràng, tránh sai sót và vi phạm.

– Tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả người lao động và doanh nghiệp, giúp quá trình xin giấy phép trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn bao giờ hết.

VI. Kết Luận

Thủ tục xin giấy phép lao động tại Việt Nam đã được đơn giản hóa và cải tiến đáng kể trong năm 2025, mang lại nhiều thuận lợi cho người nước ngoài và doanh nghiệp trong việc làm việc hợp pháp tại Việt Nam. Hệ thống xử lý hồ sơ trực tuyến hiện đại cùng với quy định rõ ràng giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng tính minh bạch trong quy trình cấp phép.

*Tuy nhiên, để đảm bảo quá trình xin giấy phép lao động diễn ra suôn sẻ, bạn cần lưu ý những điểm quan trọng sau:

– Xác định đúng đối tượng và loại giấy phép phù hợp với công việc và thời hạn lưu trú tại Việt Nam

– Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ, chính xác theo yêu cầu mới nhất của cơ quan chức năng

– Tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về hợp đồng lao động, điều kiện làm việc và thời hạn giấy phép

– Theo dõi kỹ tiến trình xử lý hồ sơ và chủ động bổ sung hồ sơ khi có yêu cầu

*Với kinh nghiệm tư vấn và hỗ trợ thủ tục giấy phép lao động, đội ngũ chuyên gia của HELP ALL luôn sẵn sàng đồng hành cùng bạn:

✓ Tư vấn miễn phí quy trình, điều kiện và hồ sơ xin giấy phép lao động
✓ Hỗ trợ chuẩn bị và hoàn thiện hồ sơ đầy đủ, chính xác
✓ Theo dõi tiến độ xử lý, xử lý nhanh chóng mọi vấn đề phát sinh

Đến Việt Nam làm việc không còn là thử thách – Hãy để Help All đồng hành cùng bạn xây dựng tương lai thành công!