Thủ tục xin cấp ERC (Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp) – Hồ sơ, quy trình và những lưu ý quan trọng

Date: 2025.12.23

1. ERC là gì? Vai trò của ERC

ERC (Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp) được cấp cho tất cả doanh nghiệp thành lập và hoạt động tại Việt Nam, bất kể loại hình hay quy mô. Tuy nhiên, quy trình và yêu cầu hồ sơ sẽ khác nhau tùy theo nguồn vốn của doanh nghiệp, cụ thể như sau:

🔹Doanh nghiệp Việt Nam (100% vốn trong nước)

Đối tượng gồm: cá nhân Việt Nam, tổ chức Việt Nam góp vốn thành lập doanh nghiệp.

– Chỉ cần nộp hồ sơ xin cấp ERC theo Luật Doanh nghiệp.

– Không yêu cầu xin Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC).

– Thủ tục đơn giản hơn, thời gian xử lý nhanh hơn (thường 3–5 ngày làm việc).

Ví dụ: Thành lập công ty TNHH, công ty cổ phần, doanh nghiệp tư nhân… do người Việt góp vốn → chỉ cần xin ERC.

🔹 Doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI)

Đối tượng gồm: nhà đầu tư nước ngoài, hoặc tổ chức kinh tế có trên 50% vốn nước ngoài.

– Bắt buộc phải xin Giấy chứng nhận đăng ký đầu tư (IRC) trước, để được phê duyệt dự án đầu tư.

– Sau khi có IRC → mới được nộp hồ sơ xin cấp ERC để thành lập doanh nghiệp.

Ví dụ: Nhà đầu tư Hàn Quốc, Singapore góp vốn thành lập công ty → phải xin IRC → ERC.

🔹 Trường hợp đặc biệt: Tổ chức kinh tế có vốn nước ngoài mở rộng hoạt động

Nếu một doanh nghiệp FDI đã hoạt động rồi và muốn:

– Thành lập chi nhánh

– Thành lập văn phòng đại diện

– Thành lập địa điểm kinh doanh

➡ Thông thường không phải xin IRC mới, nhưng vẫn phải đăng ký ERC cho đơn vị phụ thuộc (tùy loại hình).

Trong bài viết này Help All sẽ cùng bạn ‘gỡ rối’ toàn bộ thủ tục xin cấp ERC dành cho doanh nghiệp Việt Nam – nhóm doanh nghiệp có quy trình đơn giản hơn vì không cần xin IRC, nhưng vẫn rất dễ mắc sai sót khi chuẩn bị hồ sơ.

Nếu bạn đang lên kế hoạch mở công ty và chưa biết bắt đầu từ đâu, hồ sơ cần chuẩn bị những gì, nộp ở đâu, hay xử lý ra sao khi cơ quan yêu cầu bổ sung thì phần hướng dẫn dưới đây chính là tất cả những thông tin bạn cần để đi đúng hướng ngay từ ngày đầu tiên.”

2. Các trường hợp cần xin cấp ERC

Doanh nghiệp phải xin cấp ERC trong các trường hợp:
– Thành lập doanh nghiệp mới
– Thay đổi thông tin đăng ký doanh nghiệp: tên, địa chỉ, ngành nghề, vốn điều lệ, người đại diện theo pháp luật
– Chia tách, sáp nhập, hợp nhất, giải thể doanh nghiệp
– Xin cấp lại ERC khi: mất, rách, hỏng hoặc thông tin sai lệch

3. Điều kiện để được cấp ERC

Doanh nghiệp được cấp ERC khi đáp ứng đủ 04 điều kiện sau:
– Ngành nghề kinh doanh không thuộc danh mục cấm
– Tên doanh nghiệp hợp lệ theo Điều 37 – 41 Luật Doanh nghiệp
– Hồ sơ đăng ký doanh nghiệp đầy đủ và hợp lệ
– Đã nộp lệ phí đăng ký theo quy định

4. Hồ sơ xin cấp ERC (Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp)

Hồ sơ xin cấp Giấy chứng nhận Đăng ký doanh nghiệp (ERC) cần được chuẩn bị đầy đủ theo loại hình doanh nghiệp. Cụ thể bao gồm:

– Giấy đề nghị đăng ký doanh nghiệp

Mẫu theo quy định, ghi rõ loại hình doanh nghiệp, ngành nghề kinh doanh, vốn điều lệ, người đại diện pháp luật và địa chỉ trụ sở chính.

– Điều lệ công ty

Áp dụng đối với Công ty TNHH, Công ty Cổ phần và Công ty Hợp danh, thể hiện cơ cấu tổ chức, quyền và nghĩa vụ của các thành viên/cổ đông.

– Danh sách thành viên hoặc cổ đông sáng lập

Bắt buộc đối với:
+ Công ty TNHH hai thành viên trở lên
+ Công ty Cổ phần
+ Công ty Hợp danh
Ghi rõ thông tin cá nhân hoặc tổ chức góp vốn và tỷ lệ sở hữu.

– Giấy tờ pháp lý của cá nhân/tổ chức góp vốn

+ Cá nhân: Bản sao CCCD/Hộ chiếu
+ Tổ chức: Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, Quyết định góp vốn và giấy ủy quyền

– Giấy tờ pháp lý của người đại diện theo pháp luật

Bản sao CCCD/Hộ chiếu còn hiệu lực.

– Giấy chứng nhận Đăng ký đầu tư (IRC)

(Chỉ áp dụng với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài)

– Giấy ủy quyền cho người nộp hồ sơ

Nếu doanh nghiệp ủy quyền cho bên thứ ba thay mặt thực hiện thủ tục.

5. Quy trình – Thủ tục xin cấp ERC

Bước 1: Chuẩn bị hồ sơ đầy đủ
Tư vấn loại hình doanh nghiệp, tên công ty, ngành nghề, vốn điều lệ, người đại diện pháp luật
Bước 2: Nộp hồ sơ
Nộp qua Cổng thông tin quốc gia về đăng ký doanh nghiệp hoặc qua dịch vụ bưu chính / nộp trực tiếp
Bước 3: Theo dõi & xử lý yêu cầu bổ sung (nếu có)
Bước 4: Nhận kết quả ERC
Thông thường 03 – 05 ngày làm việc

⏱ Theo Nghị định 01/2021/NĐ-CP – tối đa 03 ngày nếu hồ sơ hợp lệ
📍 Cơ quan cấp: Phòng Đăng ký kinh doanh – Sở KH&ĐT tỉnh/thành phố

6. Việc cần làm sau khi được cấp ERC

– Khắc dấu và thông báo mẫu dấu
– Mở tài khoản ngân hàng doanh nghiệp
– Mua chữ ký số
– Đăng ký thuế ban đầu và nộp lệ phí môn bài
– Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử
– Treo biển hiệu công ty tại trụ sở

7. Những lưu ý quan trọng

🚨 Một số rủi ro doanh nghiệp thường gặp:
– Đặt tên trùng / gây nhầm lẫn → bị từ chối
– Đăng ký sai ngành nghề hoặc mã ngành không đúng chuẩn VSIC
– Đăng ký vốn điều lệ quá cao hoặc quá thấp
– Không góp đủ vốn trong 90 ngày → bị xử phạt
– Không thay đổi đồng bộ ERC và IRC đối với doanh nghiệp FDI

8. Các câu hỏi thường gặp

(?) Bao lâu thì có ERC?
-> 3–5 ngày làm việc tùy hồ sơ

(?) Có phải góp vốn ngay khi cấp ERC?
-> Trong vòng 90 ngày kể từ ngày cấp ERC

(?) Một người có thể làm đại diện pháp luật nhiều công ty không?
-> Được phép (trừ trường hợp đặc biệt theo luật)

9. Kết luận

Thủ tục xin cấp ERC là bước đầu tiên và quan trọng nhất khi thành lập doanh nghiệp. Để hồ sơ được phê duyệt nhanh chóng và chính xác, doanh nghiệp cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, am hiểu quy định pháp luật, và lựa chọn cấu trúc doanh nghiệp phù hợp ngay từ đầu.

Nếu bạn cần hỗ trợ trọn gói các thủ tục pháp lý liên quan đến ERC và các dịch vụ sau thành lập doanh nghiệp, hãy liên hệ với các đơn vị tư vấn uy tín để được đồng hành và tối ưu hóa thời gian, chi phí.