Kaizen: Chiến lược cải tiến liên tục giúp doanh nghiệp Việt Nam nâng cao hiệu quả

Date: 2025.05.29

Trong thế giới kinh doanh đầy biến động ngày nay, doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển bền vững không thể chỉ dựa vào công nghệ hay ngân sách. Một trong những chìa khóa thành công của các doanh nghiệp hàng đầu Nhật Bản như Toyota chính là triết lý Kaizen – cái tiến liên tục.

Vậy Kaizen là gì? Lý do nào khiến Kaizen trở thành chiến lược cải tiến được doanh nghiệp toàn cầu áp dụng rộng rãi?
Bài viết sau sẽ giúc bạn hiểu rõ bản chất của Kaizen và cách áp dụng nó vào doanh nghiệp Việt Nam để nâng cao năng suất, giảm lãng phí và tăng sự linh hoạt.

1. Kaizen là gì? Định nghĩa và ý nghĩa cốt lõi

“Kaizen” (tiếng Nhật: 改善) là sự cải tiến liên tục – những bước nhỏ nhưng đều đạn, nhằm mục tiêu làm cho mọi quy trình, công việc trở nên tốt hơn mỗi ngày.

Kaizen không chỉ áp dụng trong sản xuất như trước đây mà đã mở rộng sang nhiều lĩnh vực: dịch vụ, văn phòng, bán lẻ, xây dựng, CNTT… Mọi giám đốc, nhân viên, kỹ sư đều có thể thực hành Kaizen.

2. Khác biệt giữa Kaizen và cải tiến thông thường

・Cải tiến thông thường: Giải quyết sự cố, khắc phục sự chưa hoàn hảo. Hoàn thành xong là kết thúc.

・Kaizen: Luôn tìm cách làm tốt hơn, ngay cả khi mình đang làm tốt. Không bao giờ dừng lại.

・Tư duy Kaizen là “vừa làm, vừa tìm cách làm hay hơn” – giúp doanh nghiệp không ngủ quên trên chiến thắng.

3. Lợi ích của Kaizen đối với doanh nghiệp

・Nâng cao năng suất: Loại bỏ thao tác thừa, lãng phí thời gian.

・Tiết kiệm chi phí: Các cái tiến nhỏ nhưng tích lũy lại tạo ra sự thay đổi lớn.

・Tăng sự tham gia: Nhân viên có tiếng nói, có động lực cải thiện công việc mình.

・Phát triển văn hóa doanh nghiệp: Tư duy tích cực, liên tục học hỏi và thay đổi.

4. Các bước triển khai Kaizen hiệu quả

① Xác định vấn đề: Tìm ra những bất cập, thao tác thừa, lãng phí trong quy trình.
② Đề xuất cách cải tiến: Brainstorm ý tưởng nhỏ, có tính khả thi cao.
③ Thực hiện – đánh giá: Triển khai thử, theo dõi hiệu quả, điều chỉnh và chuẩn hóa quy trình.

Tính liên tục – nền tảng của Kaizen

Kaizen không có điểm dừng. Sau mỗi cải tiến, chúng ta lại bắt đầu vòng mới: tìm vấn đề, đề xuất, thực hiện, đánh giá…

– Xác định và liệt kê vấn đề: Trước tiên, hãy quan sát kỹ tình hình hiện tại để nhận diện tất cả các vấn đề, bất cập đang tồn tại. Đây có thể là những điểm chưa hợp lý trong quy trình, thao tác thừa, thời gian chờ lãng phí, nguy cơ mất an toàn, v.v. Việc giải quyết các vấn đề một cách triệt để giúp chúng ta thấy rõ mình cần cải thiện điều gì. Khi đã liệt kê được các điểm bất hợp lý, hãy chia sẻ chúng với mọi người trong nhóm/tổ/nhà máy để cùng thảo luận. Điều quan trọng là cần làm rõ lợi ích của việc giải quyết từng vấn đề
Ví dụ: nếu khắc phục được lỗi A sẽ giảm bao nhiêu % thời gian, nếu loại bỏ được lãng phí B sẽ tiết kiệm được bao nhiêu chi phí… Việc hình dung cụ thể lợi ích sẽ giúp mọi người có động lực cao tham gia Kaizen

– Đề xuất giải pháp cải tiến: Khi đã nắm rõ vấn đề, bước tiếp theo là brainstorm, đưa ra các ý tưởng để cải tiến. Mỗi vấn đề có thể có nhiều cách giải quyết khác nhau, hãy khuyến khích mọi người đóng góp ý kiến sáng tạo.
Lưu ý quan trọng: hãy nghĩ theo hướng làm thế nào để “hiện trạng tốt hơn lên” chứ không chỉ tập trung sửa chữa phần chưa tốt. Nói cách khác, đừng sa vào lối mòn “có lỗi đâu sửa đó” một cách thụ động, vì nếu chỉ chăm chăm vá lỗi, ngay khi điểm xấu được sửa xong, mọi người sẽ dễ cảm thấy xong việc và dừng lại. Thay vào đó, hãy tự hỏi “Làm sao để mọi thứ tốt hơn so với hiện nay?” rồi dựa trên đó đưa ra ý tưởng. Có như vậy, ý tưởng Kaizen mới không bị giới hạn, và sau khi khắc phục điểm yếu, ta vẫn tiếp tục có hướng để nâng tầm công việc lên.
Ví dụ, thay vì chỉ nghĩ “làm sao giảm tỷ lệ lỗi xuống mức chấp nhận được?”, hãy nghĩ “làm sao loại bỏ hẳn lỗi?”. Thay vì chỉ giảm bớt thao tác thừa, hãy nghĩ “có cách nào tự động hóa khâu này không?”… Tư duy hướng tới trạng thái lý tưởng sẽ khơi gợi nhiều ý tưởng cải tiến mạnh dạn và đột phá hơn.

– Thực hiện và đánh giá: Sau khi chọn được giải pháp khả thi, hãy triển khai thực hiện ở quy mô phù hợp.
Trong quá trình thực hiện, cần theo dõi sát kết quả và những phát sinh mới. Thông thường, khi thực thi Kaizen sẽ nảy sinh thêm nhiều điểm cần lưu ý hoặc ý tưởng cải thiện mới – hãy ghi lại tất cả những điều đó . Sau giai đoạn thử nghiệm, tiến hành đánh giá hiệu quả: Mục tiêu đề ra đạt chưa? Có vấn đề mới nào nảy sinh? Kết quả có như dự tính không?… Từ việc đánh giá này, chúng ta điều chỉnh giải pháp nếu cần và chuẩn hóa những gì đã cải tiến được. Quan trọng hơn, kết quả đánh giá sẽ là cơ sở để lên kế hoạch cho chu kỳ Kaizen tiếp theo – tức là lại quay vòng về bước 1, tiếp tục xác định vấn đề mới và lặp lại quá trình. Hãy luôn nhớ, Kaizen là một chu trình liên tục chứ không phải một dự án có điểm kết thúc.

5. Case study: Toyota – Bí quyết thành công nằm ở văn hóa “hỏi tại sao”

Toyota nổi danh nhờ văn hóa Kaizen sâu rộng. Nhân viên được khuyến khích tự hỏi liên tục: “Tại sao chúng ta làm cách này?”, “Tại sao lãng phí chưa được xử lý?”… Đó chính là sự khác biệt: Kaizen không chỉ là công cụ, mà là lối sống trong công việc.

Toyota hãng ô tô hàng đầu Nhật Bản, được xem là “cái nôi” khai sinh và phát triển triết lý Kaizen một cách bài bản. Toyota chính là doanh nghiệp tiên phong áp dụng Kaizen và gặt hái những thành công vang dội, đến mức Kaizen gắn liền với Hệ thống sản xuất Toyota nổi tiếng.

Tại Toyota, Kaizen được xem là phần cốt lõi ở trung tâm của công việc, chứ không phải là việc làm thêm khi rảnh rỗi. Một nét văn hóa đặc sắc tại Toyota thể hiện tinh thần Kaizen là thói quen luôn đặt câu hỏi “Tại sao?”. Nhân viên Toyota được khuyến khích luôn tự vấn công việc của mình một cách nghiêm túc: Tại sao chúng ta lại làm theo cách hiện tại? Có cách nào tốt hơn không? Tại sao công đoạn này cần nhiều người? Tại sao dữ liệu kia chưa được trực quan hóa?… Họ thường xuyên hỏi tại sao đối với mọi vấn đề trong công việc.

Ví dụ, một nhân viên Toyota có thể tự hỏi: “Tại sao chúng ta phải thực hiện quy trình này theo cách hiện nay?” hoặc “Tại sao những cải tiến/ý tưởng tốt kia chưa được nhân rộng sang các bộ phận khác?” .

Việc luôn đặt câu hỏi “tại sao chưa tốt, làm sao tốt hơn” như vậy đã ăn sâu vào tư duy của người Toyota. Chính nhờ đó, mọi nhân viên đều chủ động tìm kiếm cơ hội cải tiến trong phạm vi công việc của mình, tạo nên sức mạnh cộng hưởng giúp Toyota liên tục cải tiến và nâng cao hiệu suất một cách bền bỉ. Không có gì ngạc nhiên khi Toyota duy trì được sức mạnh cạnh tranh vượt trội ngay cả trong giai đoạn suy thoái hay khủng hoảng – bởi văn hóa Kaizen đã trở thành một lợi thế cốt lõi của họ. Kaizen không phải một khẩu hiệu suông, nó là thói quen hàng ngày của từng người lao động Toyota.

6. Lời khuyên để đẩy mạnh Kaizen trong doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp của bạn đã và đang thực hành Kaizen, hoặc mới bắt đầu muốn triển khai Kaizen, dưới đây là một số điểm mấu chốt giúp Kaizen được thực hiện hiệu quả hơn:

– Trực quan hóa quy trình làm việc: Hãy biểu diễn trực quan các quy trình, công đoạn công việc (bằng sơ đồ, bảng biểu, phần mềm quản lý…) sao cho mọi người nhìn thấy rõ dòng chảy công việc hiện tại. Việc nhìn được quá trình sẽ giúp xác định cụ thể Kaizen nên tập trung vào đâu. Nói cách khác, muốn làm rõ nội dung cần Kaizen thì không thể thiếu bước trực quan hóa quy trình hiện tại. Khi quy trình đã được vẽ ra, chúng ta dễ dàng chỉ ra nút thắt, lãng phí ở khâu nào và tập trung cải tiến đúng chỗ, thay vì mò mẫm.

– Ứng dụng công nghệ và chuyển đổi số (DX): Đừng ngại đầu tư áp dụng các hệ thống công nghệ mới vào công việc. Những công cụ như phần mềm quản lý sản xuất, hệ thống tự động hóa, AI, IoT… có thể tốn kém ban đầu nhưng nếu sử dụng hợp lý sẽ giúp giải phóng sức lao động và nâng cao hiệu quả vượt bậc. Mục tiêu cuối cùng vẫn là “làm cho hiện trường tốt hơn”, vì vậy một giải pháp số hóa nếu giúp ích cho mục tiêu đó thì nên cân nhắc triển khai. Thời đại mới đòi hỏi kết hợp Kaizen truyền thống với công nghệ 4.0 để tạo ra bước nhảy vọt.

– Thêm Kaizen vào tiêu chí đánh giá nhân viên: Kaizen suy cho cùng được thực hiện bởi chính người lao động. Nếu nhân viên không nhiệt tình tham gia thì kết quả sẽ hạn chế. Do đó, doanh nghiệp nên khuyến khích và ghi nhận các nỗ lực Kaizen của nhân viên, ví dụ đưa tiêu chí “đóng góp cải tiến” vào hệ thống khen thưởng – đánh giá hiệu suất. Khi biết rằng sáng kiến Kaizen của mình được xem trọng (thậm chí gắn với tăng lương, thăng chức), nhân viên sẽ có động lực mạnh mẽ hơn để chủ động cải tiến. Văn hóa tôn vinh những “ngôi sao Kaizen” cũng sẽ tạo hiệu ứng lan tỏa tích cực trong công ty.

– Đẩy mạnh phối hợp liên phòng ban: Kaizen không chỉ giới hạn trong phạm vi một cá nhân hay một bộ phận, mà lý tưởng là một nỗ lực cải tiến ở quy mô toàn công ty. Nhiều cải tiến sẽ đòi hỏi sự hợp tác giữa các phòng ban (ví dụ: khâu sản xuất muốn cải tiến có thể cần hỗ trợ từ phòng kỹ thuật, chất lượng, kho vận…). Ban lãnh đạo có thể thiết lập các nhóm Kaizen liên phòng ban, hoặc đơn giản hơn là tổ chức những buổi trao đổi định kỳ giữa các bộ phận để cùng thảo luận ý tưởng cải tiến. Việc tăng cường liên kết này nhằm đảm bảo khi cần sự hợp lực để giải quyết vấn đề, các bộ phận sẽ sẵn sàng phối hợp nhịp nhàng.

Kaizen sẽ hiệu quả hơn nhiều nếu cả tổ chức hoạt động như một đội đồng lòng thay vì mạnh ai nấy làm.

Ngoài ra, một điểm không thể thiếu là sự cam kết từ quản lý cấp cao. Lãnh đạo cần đóng vai trò động viên, hỗ trợ nguồn lực và tạo môi trường khuyến khích đổi mới. Khi sếp coi trọng Kaizen, nhân viên sẽ an tâm và hăng hái thực hiện. Văn hóa Kaizen muốn bền vững thì phải được nuôi dưỡng từ trên xuống và lan tỏa từ dưới lên.

7. Kết luận: Kaizen – Tư duy bền vững, bàn đạp dài hạn

Kaizen không cần đầu tư lớn, không đồng nghĩa với chi phí tăng cao. Chìa khóa để thành công với Kaizen chính là sự cam kết, đồng lòng và duy trì nỗ lực của cả tập thể.

Hãy bắt đầu ngay từ những thay đổi nhỏ nhất trong công việc hàng ngày, bởi vì Kaizen là hành trình – không phải đích đến.